Digitaliseringen har öppnat dörrar för nya möjligheter – men också för nya risker. För fastighetsägare, kommuner och andra organisationer innebär det att fler system ska samspela utan att säkerheten går förlorad. När varje verksamhet hanterar sina system på eget sätt blir helheten svår att överblicka.
För att skapa verklig trygghet krävs inte fler system, utan en gemensam styrning av dem som redan finns. Digitaliseringens nästa fas handlar inte längre om att samla information, utan om att skapa struktur och samspel så att den data som redan finns kan användas mer effektivt.
Digitaliseringen har tagit fart på allvar för många fastighetsägare. Nya passersystem, nyckelskåp och bokningsplattformar införs löpande, ofta lokalt och med goda avsikter för att lösa konkreta behov. Men i takt med att fler beslut fattas växer också en annan utmaning fram. Ingen har längre hela bilden.
Vem har access till vad? Vilka system pratar med varandra? Och vem tar ansvaret när någon slutar, byter roll eller när en entreprenör får tillgång till byggnaden? När vi pratar med IT-ansvariga hör vi samma sak gång på gång. Tekniken finns, men överblicken saknas.
Decentralisering har många fördelar. Den gör det möjligt för varje förvaltning att agera snabbt, testa nytt och anpassa sig efter sina hyresgäster. Men utan en gemensam grund blir det svårt att hålla ihop helheten. Ett vanligt exempel är när en lokal verksamhet köper in ett nytt system för lås och behörigheter. Systemet fungerar utmärkt tills någon försöker följa upp vem som faktiskt har tillgång. Då visar det sig att rutiner, loggar och användarlistor ser olika ut överallt.
Det är inte en enskild företeelse. Enligt MSB:s Cybersäkerhetskollen 2024 saknar nästan sex av tio offentliga organisationer de mest grundläggande delarna i ett systematiskt cybersäkerhetsarbete. Det är inte bara ett organisatoriskt problem utan också ett säkerhetsproblem. Varje digitalt lås, nyckelskåp eller passersystem är i dag en del av organisationens digitala infrastruktur. Om accesshanteringen inte är samordnad skapas luckor som gör det svårt att skydda både människor, data och drift. Fysisk access har blivit en del av cybersäkerheten, inte något separat.
Det är lätt att tro att fler digitala system automatiskt leder till bättre säkerhet. Men utan styrning blir tekniken bara ytterligare ett lager av komplexitet. Verklig trygghet uppstår först när systemen samspelar, både tekniskt och organisatoriskt.
“Tekniken är nödvändig men aldrig tillräcklig – utan gemensam styrning blir varje nytt system ännu ett lager komplexitet”, säger Shahin Atai, CTPO på Amido.
"Trygg digitalisering skapas inte av fler system utan av styrning: tydligt ägarskap, gemensamma processer och spårbar access. När riktningen sätts centralt kan utveckling ske lokalt – säkert, snabbt och lagkrav enligt. Tekniken är verktyget; strukturen gör den värdefull", fortsätter han.
Att skapa en gemensam struktur för access och behörigheter betyder inte att allt måste se likadant ut. Det betyder att det finns en gemensam modell för ansvar, loggning och förändringshantering. Tekniken är verktyget, strukturen gör den användbar.
Den kommande NIS2-lagstiftningen gör frågan ännu mer aktuell. Från januari 2026 krävs att organisationer kan visa kontroll över vem som har tillgång till system och information, hur det följs upp och vem som ansvarar för vad. Även om många fastighetsägare inte omfattas direkt påverkas de indirekt, genom krav från kommuner, regioner eller hyresgäster. För den som redan i dag saknar samlad överblick blir efterlevnaden svår. NIS2 handlar i grunden inte om juridik eller IT utan om hur teknik, ansvar och processer hänger ihop.
De organisationer som lyckas bäst med sin digitalisering har en sak gemensamt. De ser styrning som en del av tekniken, inte som en bromskloss. De börjar med att kartlägga vilka system som finns, vem som ansvarar för dem och hur accessdata hanteras. Först därefter pratar de om nya lösningar.
Det kan låta enkelt, men i praktiken kräver det mod – mod att ta ansvar för helheten, att bryta gamla mönster och skapa gemensamma standarder över förvaltningsgränser. För den som tar det steget finns tydliga vinster. Bättre säkerhet, kortare reaktionstid och en tryggare digital vardag för både IT och verksamhet.
Säker digitalisering handlar inte om att välja mer teknik eller mindre teknik. Det handlar om att få befintliga system att arbeta tillsammans under ett gemensamt ansvar. När styrningen sitter centralt kan utvecklingen ske lokalt, snabbt och säkert.
Eller som Shahin Atai sammanfattar det:
“Framtidens säkerhet bygger inte på fler system utan på samordning. När organisationer får en gemensam bild av sina accesser, dataflöden och ansvar kan de agera på fakta istället för antaganden. Det är då digitaliseringen blir trygg på riktigt.”
Vill du veta mer om hur data kan användas för att skapa effekt?
Läs vår artikel ‘Från data till handling – vägen mot den autonoma fastigheten’.