Chalmers
fastigheter
”Vi besparar oss från en monopolverksamhet.”
Uppdraget
Chalmersfastigheter stod inför ett byte av passersystem 2013, ett arbete som skulle kräva en hel del från de olika enheterna. Så, de försökte hitta en effektiv lösning och fann den i Amido
Utmaningen
Att byta från ett passersystem till ett annat och få över alla studenter, personal och uppdragstagare med koppling till Chalmers och fastigheterna som Chalmersfastigheter äger.
Lösningen
Lösningen blev Alliera. Genom att skapa upp samma grupper kunde personerna föras direkt in i det nya systemet. Att få över all information från det gamla till det nya på det sättet sparade många mantimmar.
En annan fördel som Chalmersfastigheter upptäckte fanns i det rena gränssnittet, jämfört med Assa ARX egna plattform var det betydligt enklare. Speciellt för användarna som inte ska göra mer än att lägga in behörigheter och kort. De flesta operatörerna jobbar främst med behörigheter, inte skapa nytt och flytta om, då är ett tydligt och enkelt gränssnitt att föredra.
Amidos plattform funkar även som plattform för Chalmers PDB, Chalmers egen databas för studerande och uppdragstagare. Persondatabasen som är integrerad mot Amidos plattform skapar en fin automation där behörigheter läggs på och försvinner av sig själv när det ska, tack vare kopplingen.
Vid strategiska beslut har plattformen också hjälpt till att leverera data. Assa ARX stöttade inte lika bra när det kom till att få ut listor från systemet, det gör Amido. Listor såsom:
- Behörighetslistor
- Personlistor
- Kortlistor
- Läsare och grupper.
Listorna skapar ett bra diskussionsunderlag för att sammanställa diverse uppgifter och ta beslut utefter fakta.
Kan Chalmersfastigheter då se någon tidsbesparing? Det finns egentligen ingen referenspunkt, men innan avtalet signerades gjordes en beräkning. Arbetsbördan skulle minskas med 50% i och med PDB kopplingen som systemet tillför, något som också skedde. Tiden administratörerna nu lägger på behörigheter är lägre än vad den var innan. Utöver tid syns även en tydlig förbättring av kvaliteten i och med automatiseringen. Förr behövde operatörerna sitta manuellt och skriva in alla antagna studenter, och när en del inte dök upp, fick de återigen sitta manuellt och rensa bort de personer som inte längre skulle ha behörighet och kort. Detta sker nu automatisk.
Och skulle det bli dags för ett nytt byte i framtiden, finns det även möjlighet att ta in fler system – utan krångel.
“Vi besparar oss från en monopolverksamhet”
Ulf Redsäter
Driftansvarig på Chalmersfastigheter AB