Utmaningen med flera passersystem - så undviker du vanliga misstag

Ett passersystem är enkelt att hantera när verksamheten är liten. Men när fastigheter, system och människor blir fler förändras förutsättningarna. Då ligger utmaningen inte vid dörren, utan i arbetet bakom: att hålla ordning på behörigheter, följa upp ändringar och få samma information att stämma i flera miljöer samtidigt. Det här är en vanlig situation för fastighetsägare, kommuner och företag som behöver en mer effektiv accesshantering.

Från en dörr till en hel vardag

I början räcker ett passersystem långt. Ett kontor, en fastighet, ett system – allt fungerar. Men när organisationen växer uppstår nya situationer. Fler dörrar, fler platser, fler användare och fler externa parter. Samtidigt ökar kraven på mobilaccess, integrationer för automation, enklare uppföljning och bättre insikter från data.

Det som fungerade bra lokalt kan då skapa separata lösningar som inte pratar med varandra, vilket leder till ökande administration och minskad överblick över tillträden.

När komplexiteten växer

Flera system i samma organisation innebär olika sätt att hantera behörigheter. Det gör det svårt att arbeta enhetligt och hålla reda på vem som har tillgång till vad.

Vanliga konsekvenser:

• Ingen helhetsbild – varje system visar bara sin del.
• Manuell hantering – behörigheter måste läggas in i flera system.
• Hängande behörigheter – taggar som fortfarande fungerar efter att personer slutat.
• Tidskrävande revision – svårt att svara på vem som haft tillgång var och när.
• Ojämlika funktioner – vissa delar erbjuder digitala tjänster, andra halkar efter.

Det här är ofta signalen på att access behöver ses som en process – inte enbart som teknik.

Access är idag en process – inte en funktion i ett system

När roller och uppdrag förändras ofta måste access följa med automatiskt. Annars byggs risker och manuellt arbete upp.

Exempel:

• En anställd slutar → access tas bort automatiskt via HR-systemet.
• En entreprenör tilldelas tidsbegränsad access → upphör efter uppdragets slut.
• Räddningstjänsten behöver tillträde → sker utan att någon behöver låsa upp manuellt.

När access hanteras som en del av organisationens arbetsflöden frigörs tid och trygghet ökar.

Från teknik till plattform

För att hantera flöden och skapa smartare arbetssätt krävs att systemen pratar med varandra. En plattform samlar passersystem, digitala lås, nyckelskåp och organisationens övriga system – som HR, fastighet och boende. Det gör att ni kan fortsätta använda de system ni redan har, men får ett gemensamt lager för styrning, loggning och policyer. Resultatet blir mindre manuellt arbete, högre säkerhet och en struktur som klarar framtida behov.

Läs gärna mer om Alliera här

Ett exempel från verkligheten

En stor offentlig organisation i Sverige hade flera olika passersystem för sina fastigheter – sjukhus, administrativa kontor och vårdenheter. Systemen var separata, med egen administration och egna databaser. Det skapade risk att behörigheter inte togs bort i alla system när personer slutade eller bytte arbetsplats, och att tillträden låg kvar ”hängande”. Det var även svårt att göra revision och få en samlad bild av vem som hade access var.

När systemen kopplades ihop i en plattform:

• minskade administrationen med 80 %
• risken för kvarvarande behörigheter försvann nästan helt
• blev revision och uppföljning enklare
• fick organisationen central kontroll över alla tillträden

Effekten när man lyckas

När accessflöden samlas i ett gemensamt ekosystem händer flera saker:

• bättre kontroll – all information finns på ett ställe.
• starkare efterlevnad – revision och spårbarhet sker automatiskt.
• mindre manuell hantering – kortare ledtider och färre fel.
• högre trygghet – inga accesser blir kvar när någon slutar.
• flexibilitet – verksamheten kan byta hårdvara i egen takt.
• nya tjänster – fler funktioner tillgängliga för fler användare.
  

Olika branscher – olika fokus, samma behov

Bostadsbolag

Här är trygghet, smidighet och effektiv förvaltning centralt. När access, bokningssystem och porttelefoni hänger ihop får boende en bättre upplevelse och driftpersonalen en enklare vardag.

Läs hur Lundbergs Fastigheter använder Smart Passage här

Kommuner

Kommuner behöver en enhetlig struktur för skolor, vård, kontor och idrott. En plattform gör det möjligt att skapa samma policy överallt men ändå ge varje verksamhet frihet i sin vardag.

Se hur Västfastigheter minskade sin administrationstid med 80 %

Företag

Här handlar det ofta om att koppla ihop fysisk och digital access för att snabba på onboarding/offboarding och möta krav vid ISO- eller kundrevisioner.

Läs hur ett svenskt bussbolag effektiviserade sin vardag

Vad krävs för att lyckas med accesshanteringen?

Börja med att kartlägga:

• vilka system som används
• vem som hanterar behörigheter
• var det sker manuellt arbete

Inför sedan gemensamma rutiner och låt systemen följa samma principer. Då blir access både enklare och säkrare.

Sammanfattning

När fastigheter, system och människor blir fler räcker inte lokala passersystem för att ge överblick och kontroll. En gemensam struktur för access gör det möjligt att arbeta enhetligt, minska risker och skapa en tryggare och mer effektiv verksamhet.

FAQ