In- och utflytt är ett av de mest återkommande momenten i fastighetsförvaltning. Ändå hanteras det ofta manuellt, med flera system, egna checklistor och mycket handpåläggning. Samma information skrivs in på flera ställen, vid varje flytt. Det tar tid, gör arbetssättet mer personberoende och mer sårbart än vad det behöver vara. I värsta fall märks det redan första dagen för den som flyttar in.
In- och utflytt är vardag – men saknar ofta struktur
In- och utflytt är ett av de mest återkommande momenten i fastighetsförvaltning. Hyresgäster flyttar in, andra flyttar ut, och information behöver uppdateras. Trots det hanteras processen ofta manuellt, som om varje flytt vore något som sker sällan. Uppgifter registreras i flera system, samma information skrivs in flera gånger och arbetet blir ofta beroende av enskilda personer i stället för ett gemensamt arbetssätt.
I praktiken innebär det att porttelefon, postbox och trapphusregister uppdateras var för sig. Det bygger ofta på egna checklistor och manuella rutiner som kräver både tid och noggrannhet. När tempot är högt eller flera flyttar sker samtidigt blir det svårt att hinna med allt. Resultatet märks snabbt, både för organisationen och för hyresgästen som möts av felaktig eller ofullständig information vid inflytt.
Samma information – men hanterad på flera ställen
Utmaningen ligger sällan i brist på information. Hyresgästuppgifterna finns redan i fastighetssystemet, kopplade till hyresavtalet. Problemet uppstår när samma uppgifter behöver användas i flera andra system, utan att det finns ett tydligt sammanhang mellan dem.
När information hanteras separat i varje led ökar risken för dubbelarbete och att arbetet blir beroende av vem som gör det. Små missar får snabbt stora konsekvenser, som fel namn i porttelefonen, tomma postboxar eller uppgifter som ligger kvar längre än de borde. Det skapar merarbete, irritation och en känsla av att arbetssättet aldrig riktigt sitter.
Ett annat sätt att se på in- och utflytt
Ett mer hållbart arbetssätt börjar med att se in- och utflytt som en helhet, snarare än som en rad enskilda steg. När information skapas en gång och sedan får styra vidare uppdateringar minskar behovet av manuella insatser. Det handlar mindre om teknik och mer om struktur och ansvar. Genom att låta samma information användas genom hela processen blir in- och utflytt förutsägbar. Uppdateringar sker när de ska och på samma sätt varje gång. Det ger lugn i vardagen och skapar ordning som håller över tid.
När fastighetssystemet får styra flödet
I många organisationer är fastighetssystemet den naturliga källan för hyresgästdata. Ett vanligt exempel är Vitec, men samma arbetssätt kan tillämpas oavsett vilket fastighetssystem som används. När den informationen även får styra system som används i vardagen kring access, uppstår ett smidigare flöde för in- och utflytt.
Med Alliera som nav kan uppgifter från fastighetssystemet – till exempel Vitec – användas för att automatiskt uppdatera exempelvis porttelefon, digital postbox och trapphusregister. När en hyresgäst flyttar in eller ut sker förändringen vid rätt tidpunkt och utan manuell handpåläggning. Samma data används i alla berörda system, vilket minskar behovet av kontroller och efterjusteringar.
Det här sättet att arbeta är ett exempel på det vi på Amido kallar Smart Access. Inte som en enskild funktion, utan som ett synsätt på access där människor, system och data hänger ihop. När helheten fungerar blir access enklare att hantera, lättare att lita på och mindre beroende av manuella rutiner.
Mindre administration – och kvalitet som håller
När in- och utflytt automatiseras försvinner flera återkommande arbetsmoment. Men den största vinsten märks över tid. Arbetssättet blir mindre personberoende, datakvaliteten håller jämn nivå och administrationen skalar inte i takt med antalet flyttar.
För IT innebär det bättre kontroll över information kopplad till access. För förvaltning innebär det färre avbrott och mindre stress i vardagen. För hyresgästen innebär det att informationen stämmer från dag ett. Det skapar inte bara en smidigare vardag här och nu, utan också en struktur som är byggd för att hålla när behoven förändras över tid.
När är detta arbetssätt relevant?
Det här sättet att arbeta passar särskilt bra för fastighetsägare som:
-
hanterar många in- och utflyttar varje år
-
använder ett fastighetssystem
-
har flera system kopplade till port, entré och tillträde
-
vill minska administration och skapa struktur som håller över tid
Kort sammanfattning
-
In- och utflytt är ett återkommande arbetsmoment som ofta hanteras manuellt, trots att informationen redan finns i fastighetssystemet.
-
När samma uppgifter behöver uppdateras i flera system uppstår dubbelarbete, personberoende rutiner och onödig administration.
-
Genom att se in- och utflytt som en helhet och låta fastighetssystemet styra, kan uppdateringar ske automatiskt och på samma sätt varje gång.
-
Med ett fastighetssystem som källa och Alliera som nav minskar administrationen, datakvaliteten blir jämnare och vardagen blir lugnare – både för organisationen och för hyresgästen.
Nästa steg
Automatiserad in- och utflytt handlar inte om att förändra allt på en gång. Det börjar med att se arbetssättet som ett flöde och låta helheten styra. För många organisationer är nästa steg att titta på hur information rör sig i dag och var manuella moment kan tas bort. Vill du se hur automatiserad in- och utflytt skulle kunna fungera i er miljö är en gemensam genomgång ofta ett bra första steg.
Är du nyfiken på hur en integration till ert fastighetssystem skulle kunna fungera? Fyll i formuläret nedan så hör vi av oss.
